Btw en doorfacturatie van restaurantkosten: de drie scenario’s uitgelegd
U maakt restaurantkosten die u wil doorfactureren aan een opdrachtgever. Hoe moet u dat doen en tegen welk tarief? Kunt u of kan uw klant de btw recupereren? Er zijn verschillende scenario’s mogelijk. Het btw-tarief op maaltijden in een restaurant is 12%, op dranken is het 21%. De btw is in principe niet recupereerbaar voor wie niet zelf restaurantdiensten levert. Er zijn drie scenario’s inzake doorfacturatie mogelijk, die we hieronder apart beschrijven
I. Â In het kader van een andere dienst of levering
We schetsen de eerste situatie: uw vennootschap verricht een dienst of levering, en factureert restaurantkosten door die u in de uitvoering van deze dienst of levering heeft gemaakt. U bent bv. consultant en rekent een lunch aan die u in het kader van uw werk voor een klant heeft gehad met een andere consultant.
De doorfacturatie is onderworpen aan dezelfde regels als de dienst of levering zelf, de zgn. hoofdhandeling. U moet dus het bedrag van de restaurantkosten exclusief btw doorrekenen met het btw-tarief van de hoofdhandeling. Dat is ook het geval als u de restaurantkosten apart op de factuur vermeldt.
Uw vennootschap kan de btw niet recupereren. Uw klant kan dat wel, want voor hem gaat het niet om btw op restaurantkosten, maar om btw op uw dienst of levering.
II. Als dusdanig doorgerekende kosten
In de tweede situatie gebeurt de doorfacturatie niet in het kader van een andere dienst of levering. U heeft bv. twee vennootschappen, A en B. B heeft restaurantkosten betaald die eigenlijk voor A waren, en heeft ze daarom aan A doorgefactureerd. Of u gaat in opdracht van een klant met iemand eten en omdat de afspraak is dat de klant de restaurantkosten voor zijn rekening neemt, factureert u ze door.
Uw vennootschap wordt geacht zelf de restaurantdiensten te hebben ontvangen en verstrekt. Ze moet dus het bedrag exclusief btw doorfactureren, en daarop btw rekenen tegen 12% op maaltijden en 21% op dranken.
Uw vennootschap kan de btw volledig recupereren, maar enkel als ze over een btw-conforme factuur beschikt. Een GKS-ticket volstaat dus niet! Bovendien moet op de doorfacturatie duidelijk vermeld worden dat het om restaurantkosten gaat. Voor de onderneming waaraan u doorfactureert is de btw niet aftrekbaar.
III. Â Voorgeschoten sommen
In de derde situatie gaat u de restaurantkosten niet ‘als dusdanig’ doorfactureren, maar u gaat ze doorfactureren als een ‘voorgeschoten som’. De facturatie wordt dan buiten de btw gehouden (art. 28, 5° W.Btw). Uw vennootschap kan dus geen btw recupereren, maar moet er ook geen aanrekenen.
Uw vennootschap rekent de restaurantkosten, inclusief btw (!), door. Op de factuur vermeldt u ‘Voorgeschoten kost. Art. 28, 5° W.Btw’. U stuurt het originele GKS-ticket of de originele factuur mee. Er is maar sprake van een voorschot als de prijs is gefactureerd op naam en voor rekening van de medecontractant (= uw klant). Dit is in de praktijk niet zo evident voor restaurantkosten, en daarom kiest u beter niet voor deze manier van doorfactureren, maar rekent u de kosten beter ‘als dusdanig’ door (scenario 2).
Uw vennootschap moet geen aftrekbare of verschuldigde btw in haar btw-aangifte opnemen. De klant kan de btw niet recupereren, omdat ze betrekking heeft op restaurantkosten.